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Liebe Leserinnen und Leser,

die Tankkartenabrechnung kommt. Der Gesamtbetrag wirkt zunächst plausibel, die Rechnung geht in die Buchhaltung und der nächste Monat läuft längst.

Erst beim genaueren Hinsehen fällt auf, dass ein Fahrzeug ungewöhnlich häufig betankt wurde. Bei einer anderen Karte passen Menge und übliche Fahrleistung nicht richtig zusammen. Eine weitere Buchung stammt von einem Ort, an dem das betreffende Fahrzeug eigentlich kaum unterwegs sein sollte.

Keine dieser Auffälligkeiten muss automatisch bedeuten, dass etwas falsch gelaufen ist.

Das eigentliche Problem entsteht an einer anderen Stelle. Wenn solche Fragen erst mit der Abrechnung auftauchen, liegt der betreffende Tankvorgang möglicherweise schon Tage oder Wochen zurück. Der Fahrer erinnert sich kaum noch an die Situation, Touren müssen rekonstruiert werden und aus einer einfachen Rückfrage wird plötzlich Recherche.

Für die Buchhaltung ist eine Tankkartenabrechnung notwendig. Als einziges Instrument zur Kostenkontrolle kommt sie im Fuhrpark jedoch häufig zu spät.

Eine korrekte Rechnung beantwortet noch nicht jede Frage

Tankkarten haben die Verwaltung von Kraftstoffkosten erheblich vereinfacht. Einzelne Tankbelege müssen nicht mehr aus verschiedenen Fahrzeugen zusammengesucht werden und Transaktionen lassen sich gebündelt abrechnen.

Genau diese Bündelung verleitet allerdings dazu, die Rechnung selbst als zentralen Kontrollpunkt zu betrachten.

Dabei zeigt sie vor allem, was bereits passiert ist.

Bei DKV Mobility wird beispielsweise zweimal monatlich abgerechnet. Gleichzeitig stellt der Anbieter die Transaktionen bereits vor der eigentlichen Abrechnung im Kundenbereich zur Verfügung. Das zeigt gut, warum Abrechnung und operative Kontrolle zwei unterschiedliche Aufgaben sind. DKV Mobility

Wer erst die Sammelrechnung abwartet, betrachtet den Kraftstoffverbrauch also rückwärts.

Für die Kostenverbuchung ist das vollkommen normal. Im Fuhrpark kann die frühere Betrachtung einzelner Vorgänge jedoch wesentlich hilfreicher sein.

Auffällig wird eine Tankung meistens erst im Zusammenhang

Eine Betankung über 80 Euro sagt zunächst wenig aus.

Vielleicht war der Tank fast leer. Vielleicht war Kraftstoff an dieser Station teurer. Möglicherweise hatte das Fahrzeug an diesem Tag eine ungewöhnlich lange Strecke.

Erst wenn zusätzliche Informationen hinzukommen, bekommt die Buchung einen betrieblichen Zusammenhang.

War das Fahrzeug an diesem Tag tatsächlich im Einsatz? Passt die Kraftstoffmenge ungefähr zum Tankvolumen und zur gefahrenen Strecke? Warum wurde kurz darauf erneut getankt? Gehört die Karte noch zu dem Fahrzeug, für das sie ursprünglich ausgegeben wurde?

Genau an dieser Stelle unterscheidet sich das reine Erfassen von Kosten von einer wirklichen Fuhrparksteuerung.

Eine einzelne Transaktion muss dafür nicht ständig manuell kontrolliert werden. Entscheidend ist vielmehr, dass der Fuhrpark festlegt, welche Abweichungen überhaupt relevant sind.

Der Durchschnitt hilft. Die Abweichung ist oft interessanter.

Viele Fuhrparks kennen ihren monatlichen Kraftstoffaufwand ziemlich genau.

Dieser Gesamtwert kann trotzdem völlig unauffällig bleiben, obwohl einzelne Fahrzeuge aus dem üblichen Muster herausfallen.

Nehmen wir ein Fahrzeug, das über mehrere Monate regelmäßig ähnliche Strecken fährt. Verändert sich sein Tankverhalten plötzlich deutlich, kann es dafür einen vollkommen plausiblen Grund geben. Vielleicht hat sich die Tour geändert oder ein anderer Fahrer nutzt das Fahrzeug.

Der Fuhrpark sollte diese Erklärung nur nicht erst Wochen später suchen müssen.

Dafür braucht es einen Vergleich mit dem normalen betrieblichen Ablauf.

Nicht jede Abweichung verdient dieselbe Aufmerksamkeit. Ein einmaliger ungewöhnlicher Vorgang kann schnell geklärt sein. Wiederholt sich das Muster, wird aus einer einzelnen Buchung eine Information, die für die weitere Steuerung relevant werden kann.

Das ist der Moment, in dem Tankkartendaten wirklich interessant werden.

Kilometerstände machen aus Buchungen verwertbare Informationen

Besonders hilfreich wird die Betrachtung, wenn Tankvorgänge mit Kilometerständen verknüpft werden können.

Fehlt dieser Wert regelmäßig, sieht der Fuhrpark zwar die Kraftstoffmenge und den Preis. Die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs lässt sich daraus aber nur eingeschränkt beurteilen.

Ein konsequent erfasster Kilometerstand schafft einen zusätzlichen Bezug zur Fahrleistung.

Auch Anbieter von Tankkarten und Mobilitätslösungen bauen solche Informationen deshalb in ihre Prozesse ein. UTA Edenred beschreibt beispielsweise für bestimmte Ladevorgänge eine automatische Kilometerstanderfassung, bei der der Kilometerstand mit der Transaktion verknüpft und später auf der Abrechnung dargestellt wird. UTA Edenred

Für einen Fuhrpark ist dahinter vor allem ein organisatorischer Gedanke interessant.

Je besser eine Ausgabe einem Fahrzeug und seiner tatsächlichen Nutzung zugeordnet werden kann, desto weniger muss später aus einzelnen Rechnungspositionen rekonstruiert werden.

Klare Kartenregeln verhindern unnötige Detektivarbeit

Tankkarten werden im Alltag schnell selbstverständlich.

Genau deshalb sollte eindeutig geregelt sein, wie sie genutzt werden.

Bleibt eine Karte dauerhaft einem bestimmten Fahrzeug zugeordnet, lässt sich eine Transaktion wesentlich leichter einordnen. Werden Karten dagegen regelmäßig zwischen Fahrzeugen weitergegeben, verliert der Fuhrpark einen wichtigen Bezugspunkt.

Auch Kartenlimits können Teil dieses Prozesses sein. UTA Edenred ermöglicht beispielsweise im eigenen Service Center unter anderem die Festlegung von Anzahl und Betragshöhe täglicher Transaktionen sowie Einschränkungen nach Ländern oder Verwendungszeiten. UTA Edenred

Solche technischen Möglichkeiten ersetzen allerdings keine betriebliche Regel.

Der Fuhrpark muss zunächst wissen, welches Verhalten für den eigenen Betrieb normal ist.

Bei einem regional eingesetzten Servicefahrzeug kann eine Tankung weit außerhalb des üblichen Einsatzgebiets auffallen. Für einen Transporter, der täglich wechselnde Regionen anfährt, wäre dieselbe Beobachtung möglicherweise vollkommen belanglos.

Kontrolle funktioniert deshalb nicht über möglichst viele Warnungen. Sie funktioniert über sinnvolle Zusammenhänge.

Wer erst am Monatsende fragt, bekommt schlechtere Antworten

Stell Dir eine Buchung vor, die heute auffällt.

Der Fahrer weiß wahrscheinlich noch, warum er an einer bestimmten Station getankt hat. Vielleicht war die übliche Tankstelle geschlossen oder die Tour wurde kurzfristig geändert.

Dieselbe Frage einige Wochen später klingt anders.

Dann muss erst herausgefunden werden, wer das Fahrzeug gefahren hat. Anschließend wird im Kalender oder in der Disposition nachgesehen. Vielleicht folgen weitere Rückfragen, obwohl die Erklärung ursprünglich vollkommen banal war.

Deshalb sollte eine Auffälligkeit möglichst nah an dem Zeitpunkt geklärt werden, an dem sie entsteht.

Das bedeutet nicht, dass jemand den ganzen Tag Tankvorgänge beobachten muss.

Ein sinnvoller Prozess filtert zuerst.

Normale Vorgänge laufen durch. Nur dort, wo vorher definierte Kriterien nicht zum erwarteten Ablauf passen, wird genauer hingesehen.

Damit wird aus Kontrolle keine Dauerbeschäftigung.

Die Buchhaltung braucht die Rechnung. Der Fuhrpark braucht den Zusammenhang.

Hier treffen zwei unterschiedliche Perspektiven aufeinander.

Die Buchhaltung benötigt eine nachvollziehbare Abrechnung, Belege und die richtige Zuordnung der Kosten.

Der Fuhrpark möchte früher erkennen, warum sich Kosten verändern.

Beides gehört zusammen, findet aber nicht zwangsläufig zum selben Zeitpunkt statt.

Dass Transaktionsdaten technisch bereits vor der eigentlichen Rechnung verfügbar sein können, zeigen aktuelle Angebote am Markt sehr deutlich. DKV Mobility beschreibt den Zugriff auf Transaktionen vor der Abrechnung ausdrücklich. Auch Shell bietet mit dem Fleet Hub ein Webportal zur zentralen Verwaltung von Tankkarten und den dazugehörigen Flottenprozessen an. DKV Mobility

Der entscheidende Schritt liegt deshalb weniger in einer weiteren Rechnungsauswertung.

Interessanter ist die Frage, was zwischen Tankvorgang und Rechnung passiert.

Aus Tankkartendaten muss ein Ablauf werden

Viele Daten helfen wenig, wenn niemand festgelegt hat, was mit ihnen geschehen soll.

Deshalb braucht ein Fuhrpark einen einfachen Umgang mit Auffälligkeiten.

Welche Abweichung soll überhaupt betrachtet werden? Wer prüft sie? Welche Informationen werden dafür benötigt? Und wann gilt die Sache als geklärt?

Dabei muss aus einer Tankkarte kein Überwachungssystem werden.

Es geht darum, Kosten dort nachvollziehbar zu machen, wo sie entstehen.

Wenn ein ungewöhnlicher Vorgang plausibel erklärt werden kann, ist das Ergebnis genauso wertvoll wie die Entdeckung eines Fehlers. Denn auch damit verschwindet eine offene Frage aus dem Prozess.

Fehlt diese Struktur, bleiben Tankkartendaten häufig genau das, was sie technisch ohnehin schon sind: eine lange Reihe einzelner Transaktionen.

Interessant wird es dort, wo Informationen zusammenkommen

Eine Tankkartenbuchung gewinnt deutlich an Aussagekraft, wenn der Fuhrpark sie im Zusammenhang mit dem Fahrzeug betrachten kann.

Fahrzeugzuordnung, Laufleistung und Einsatz können dabei helfen, eine Abweichung schneller zu verstehen.

Genau diese Sichtweise ist für modernes Flottenmanagement entscheidend.

comuniverse betrachtet Fahrzeugdaten deshalb nicht als Selbstzweck. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie Informationen im täglichen Fuhrpark genutzt werden können, damit Verantwortliche nicht erst dann reagieren, wenn die Rechnung längst geschrieben ist.

Denn Kostenkontrolle beginnt nicht mit dem Gesamtbetrag am Monatsende.

Sie beginnt wesentlich früher. Dort, wo aus einer einzelnen Buchung eine Information wird, auf die der Fuhrpark noch reagieren kann.