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Liebe Leserinnen und Leser,

ein Mitarbeiter fährt nach Feierabend mit seinem elektrischen Dienstwagen nach Hause. Er schließt das Fahrzeug an die Wallbox an, geht ins Haus und denkt nicht weiter darüber nach. Am nächsten Morgen ist der Akku wieder geladen. Den Strom hat zunächst sein privater Haushalt bezahlt.

Im Fuhrpark klingt die Abrechnung einfach: Das Unternehmen erstattet die Ladekosten. Seit dem 1. Januar 2026 gelten dafür jedoch neue steuerliche Vorgaben. Wer noch mit den alten monatlichen Pauschalen arbeitet, sollte seinen Ablauf überprüfen.

Warum die frühere Monatspauschale nicht mehr genügt

Bis Ende 2025 ließ die Finanzverwaltung unter bestimmten Voraussetzungen feste monatliche Beträge für das Laden betrieblicher Elektro- und Plug-in-Hybridfahrzeuge zu. Bei reinen Elektrofahrzeugen waren es je nach Lademöglichkeit beim Arbeitgeber 30 oder 70 Euro monatlich.

Diese Vereinfachung ist ausgelaufen. Seit 2026 richtet sich der steuerfreie Auslagenersatz grundsätzlich nach der nachgewiesenen Strommenge, die ein Mitarbeiter für den betrieblichen Dienstwagen zu Hause selbst bezahlt hat.

Rechtsgrundlage ist § 3 Nummer 50 Einkommensteuergesetz. Die Einzelheiten regelt das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 11. November 2025, das in den amtlichen Lohnsteuer-Hinweisen 2026 wiedergegeben ist.

Wichtig ist die Fahrzeugzuordnung: Die Regel betrifft betriebliche Elektro- oder Plug-in-Hybridfahrzeuge des Arbeitgebers, die dem Arbeitnehmer auch privat überlassen werden. Erstattet das Unternehmen dagegen Strom für ein privates Fahrzeug des Mitarbeiters, ist das nach dieser Regel kein steuerfreier Auslagenersatz.

Die Strommenge muss nachvollziehbar sein

Die private Stromrechnung allein verrät nicht, wie viele Kilowattstunden tatsächlich im Dienstwagen gelandet sind. Schließlich versorgt derselbe Haushalt gewöhnlich auch andere Verbraucher.

Deshalb verlangt das BMF einen gesonderten stationären oder mobilen Stromzähler. Die Messung kann beispielsweise über eine geeignete Wallbox oder einen fahrzeuginternen Zähler erfolgen.

Für den Fuhrpark ist entscheidend, dass die abgerechnete Strommenge dem betreffenden Dienstwagen zugeordnet werden kann. Ein geschätzter Verbrauch auf Grundlage der gefahrenen Kilometer ersetzt diesen Nachweis nicht.

Daraus folgt eine ganz praktische Frage für die Fahrzeugübergabe: Wie werden die Ladevorgänge später dokumentiert? Wer erst beim ersten Erstattungsantrag über den Nachweis nachdenkt, muss möglicherweise Daten beschaffen, die bisher niemand erfasst hat.

Für 2026 gibt es zwei Wege zur Berechnung

Die nachgewiesenen Kilowattstunden bilden die Grundlage. Für den Preis lässt die Finanzverwaltung zwei Verfahren zu.

Beim ersten Weg werden die tatsächlichen Stromkosten des Mitarbeiters berücksichtigt. Maßgeblich ist im Regelfall sein vertraglicher Strompreis, einschließlich eines anteiligen Grundpreises. Dafür braucht das Unternehmen geeignete Tarifunterlagen. Ein selbst ausgestellter Beleg über einen behaupteten Strompreis genügt nicht.

Der zweite Weg ist die sogenannte Strompreispauschale. Dafür verwendet das BMF einen vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Haushaltsstrompreis.

Der amtliche Ausgangswert für das erste Halbjahr 2025 lag bei 34,36 Cent. Nach der vorgeschriebenen Abrundung ergibt sich für 2026 ein Wert von 34 Cent je nachgewiesener Kilowattstunde. Für 2027 muss der maßgebliche Wert neu bestimmt werden.

Das Wort „Pauschale“ führt leicht in die Irre. Es handelt sich gerade nicht um einen festen Betrag, den jeder Mitarbeiter unabhängig von seinen Ladevorgängen erhält. Pauschaliert wird nur der Preis je Kilowattstunde. Die geladene Menge muss weiterhin nachgewiesen werden.

Ein Beispiel: Für einen Monat sind 200 kWh häuslicher Ladestrom für den Dienstwagen dokumentiert. Bei der Strompreispauschale ergeben sich 200 × 0,34 Euro = 68 Euro. Bei 100 kWh wären es entsprechend 34 Euro. Die Erstattung folgt also dem tatsächlich erfassten Stromverbrauch.

Die Entscheidung zwischen den tatsächlichen Stromkosten und der Strompreispauschale ist für das gesamte Kalenderjahr einheitlich zu treffen. Ein monatlicher Wechsel je nach günstigem Ergebnis ist nicht vorgesehen.

Dienstwagen mit Privatnutzung: ein wichtiger Unterschied

Viele Dienstwagen dürfen ausdrücklich auch außerhalb der Arbeitszeit genutzt werden. Für den hier beschriebenen steuerfreien Auslagenersatz ist entscheidend, dass der Arbeitgeber das Fahrzeug überlassen hat und der Mitarbeiter die Stromkosten selbst getragen hat. Die Erstattung ist deshalb nicht auf Strom für einzelne dienstliche Fahrten beschränkt.

Davon getrennt bleibt die Besteuerung der privaten Fahrzeugnutzung. Die Ladestromerstattung sollte in der Lohnabrechnung nicht mit diesem geldwerten Vorteil verwechselt werden. Fehlt die Erstattung ganz und trägt der Mitarbeiter selbst Kosten, können andere Regeln für die Bewertung des Nutzungswerts relevant werden. Ein solcher Fall gehört in die Lohnbuchhaltung beziehungsweise steuerliche Fachprüfung.

Was ist bei Solarstrom oder dynamischen Tarifen zu beachten?

Ein Mitarbeiter nutzt seine private Photovoltaikanlage und lädt den Dienstwagen teilweise mit selbst erzeugtem Strom. Ein anderer hat einen dynamischen Tarif, bei dem sich der Preis laufend verändert.

Beide Fälle sind von der BMF-Regelung erfasst. Die Strompreispauschale kann ausdrücklich auch dann verwendet werden. Das macht eine aufwendige Ermittlung einzelner Ladezeitpunkte für die Preisberechnung entbehrlich, nicht aber den Nachweis der geladenen Menge.

Wer stattdessen tatsächliche Stromkosten ansetzen möchte, muss die dafür geltenden Vorgaben beachten. Bei dynamischen Tarifen lässt die Verwaltung einen durchschnittlichen monatlichen Stromkostentarif einschließlich anteiligem Grundpreis zu. Für Haushalte mit eigener Photovoltaik ist ebenfalls eine Berechnung auf Basis des vertraglichen beziehungsweise durchschnittlichen Haushaltstarifs möglich.

Welche Methode für einen konkreten Mitarbeiter sinnvoll ist, sollte die Lohnbuchhaltung anhand der verfügbaren Unterlagen prüfen. Maßgeblich bleibt die einheitliche Wahl für das Kalenderjahr.

Unterwegs laden ist ein eigener Abrechnungsfall

Das Fahrzeug wird nicht ausschließlich zu Hause geladen. Vielleicht nutzt der Mitarbeiter auf einer längeren Fahrt auch eine öffentliche Ladesäule und bezahlt selbst.

Die neuen Regeln erlauben zusätzlich die steuerfreie Erstattung solcher tatsächlich getragenen Kosten, wenn sie durch Belege nachgewiesen sind. Sie werden nicht einfach noch einmal mit 34 Cent je Kilowattstunde abgerechnet.

Für die Verwaltung ist daher eine klare Zuordnung hilfreich. Häusliche Ladevorgänge brauchen einen Strommengennachweis und die gewählte Berechnungsmethode. Bei einem selbst bezahlten öffentlichen Ladevorgang ist der zugehörige Beleg maßgeblich.

Eine doppelte Erstattung desselben Ladevorgangs muss selbstverständlich ausgeschlossen sein.

Welche Daten kann der Fuhrpark bereits nutzen?

In Unternehmen mit mehreren elektrischen Dienstwagen entsteht schnell ein wiederkehrender Vorgang. Die Mitarbeiter laden zu unterschiedlichen Zeiten und nutzen nicht zwangsläufig dieselbe technische Ausstattung.

Es lohnt sich deshalb, den Weg vom Ladevorgang bis zur Lohnabrechnung einmal vollständig durchzugehen. Eine Datenübersicht kann helfen, fehlende Nachweise früh zu erkennen und Rückfragen zu vermeiden. Dazu müssen Zuständigkeiten und das gewählte Berechnungsverfahren klar sein.

Digitale Flottenmanagementlösungen können einen Teil der dafür relevanten Fahrzeugdaten liefern. Webfleet beschreibt beispielsweise Berichte zu Ladevorgängen und Energieverbrauch. Ob eine bestimmte Auswertung zugleich den steuerlich geforderten Nachweis für den häuslichen Ladestrom erbringt, lässt sich daraus allein aber nicht ableiten. Das hängt von der konkreten Messtechnik und der Zuordnung zum Fahrzeug ab.

Bei comuniverse gehört die Frage, wie Fahrzeugdaten in verlässliche betriebliche Abläufe eingebunden werden, zum modernen Flottenmanagement. Eine saubere Ladestromabrechnung zeigt, weshalb das Zusammenspiel von Technik und Verwaltung wichtiger ist als eine zusätzliche Tabelle.

So kann ein verlässlicher Ablauf aussehen

Bei der Fahrzeugüberlassung wird geklärt, welche Messung zu Hause vorhanden ist. Danach erhält die Lohnbuchhaltung in einem vereinbarten Rhythmus die zuordenbaren Kilowattstunden. Die Strompreisermittlung erfolgt nach dem gewählten Jahresverfahren. Das Unternehmen bewahrt die Unterlagen so auf, dass sich ein abgerechneter Betrag später nachvollziehen lässt.

Wichtig ist auch eine Lösung für Veränderungen. Wechselt ein Mitarbeiter den Stromtarif, kann das bei der Berechnung tatsächlicher Kosten eine Rolle spielen. Tauscht das Unternehmen den Dienstwagen aus, muss die Strommenge weiterhin dem richtigen Fahrzeug zugeordnet werden können.

Solche Fälle lassen sich leichter bewältigen, wenn der Ablauf schon bei der Einführung des Dienstwagens feststeht und nicht jedes Mal neu erfunden werden muss.

Warum sich eine Prüfung noch 2026 lohnt

Je länger ein ungeklärter Abrechnungsprozess läuft, desto mehr einzelne Ladevorgänge müssen später nachvollzogen werden. Besonders unangenehm wird das, wenn Unternehmen für Erstattungen Daten benötigen, die bislang gar nicht aufgezeichnet wurden.

Der beste Einstieg ist ein Gespräch zwischen Fuhrparkverwaltung und Lohnbuchhaltung. Prüfe, welche Fahrzeuge zu Hause geladen werden und wie die Kilowattstunden gemessen werden. Danach lässt sich beurteilen, welches Preisverfahren 2026 verwendet werden soll. Bei Fragen zur konkreten steuerlichen Behandlung sollte die zuständige Fachberatung einbezogen werden.

Die neue Regel lässt Unternehmen die Wahl, wie sie den Strompreis ermitteln. Sie nimmt ihnen jedoch nicht die Verantwortung für einen überprüfbaren Abrechnungsprozess.

Ein guter erster Schritt: Nimm die letzte Erstattung für einen zu Hause geladenen Dienstwagen zur Hand. Kannst Du nachvollziehen, wie aus den gemessenen Kilowattstunden genau dieser Betrag entstanden ist?