Mit KI erstellt

Liebe Leserinnen und Leser,

der Auftrag ist abgeschlossen. Der Fahrer hat seine Arbeit erledigt und die Rückmeldung über das Smartphone verschickt.

In der Disposition steht der Vorgang trotzdem noch auf offen.

Was ist passiert?

Vielleicht wurde die Rückmeldung in einer Anwendung erfasst, während die Auftragsverwaltung auf Informationen aus einem anderen System wartet. Der Fahrer hat seinen Teil erledigt und geht davon aus, dass die Zentrale Bescheid weiß.

Dort beginnt inzwischen die Suche nach der fehlenden Information.

Solche Situationen zeigen, wie schnell digitale Anwendungen im Fuhrpark aneinander vorbeiarbeiten können.

Für die Tourenplanung gibt es eine Software, Fahrzeugkontrollen laufen über eine eigene App und Auftragsinformationen werden auf einem weiteren Weg übermittelt. Hinzu kommen je nach Unternehmen zusätzliche Anwendungen für Dokumente oder interne Kommunikation.

Jede einzelne Lösung kann ihren Zweck erfüllen.

Schwierig wird es, wenn niemand mehr genau weiß, welche Anwendung für welchen Vorgang zuständig ist und wo die Information anschließend ankommen muss.

Digitalisierung hat den Fahreralltag verändert

Vor einigen Jahren lief vieles über Telefon, Papier und persönliche Absprachen.

Heute werden Aufträge digital übermittelt, Fahrzeuginformationen über mobile Anwendungen erfasst und Rückmeldungen direkt vom Einsatzort an die Zentrale geschickt.

Das kann viele Abläufe vereinfachen.

Ein Fahrer muss nicht mehr zwingend in den Betrieb zurückkehren, um Unterlagen abzugeben. Eine Änderung am nächsten Auftrag kann digital übermittelt werden und der aktuelle Bearbeitungsstand lässt sich bei entsprechender technischer Anbindung direkt in der Disposition nachvollziehen.

Mittlerweile gibt es zahlreiche spezialisierte Lösungen dafür.

Webfleet bietet mit seiner Work App beispielsweise Funktionen für Auftragsmanagement, Navigation und Fahrerkommunikation. Für Fahrzeugkontrollen steht zusätzlich die Anwendung Vehicle Check zur Verfügung.

Andere Anbieter gehen einen ähnlichen Weg. Samsara verbindet in seiner Fahrer-App unter anderem Aufträge, Dokumente und Nachrichten. Zusätzlich lassen sich je nach gebuchtem Funktionsumfang digitale Formulare für betriebliche Arbeitsabläufe bereitstellen.

Die technischen Möglichkeiten sind also vorhanden.

Für den Fuhrpark entsteht daraus allerdings eine neue organisatorische Aufgabe. Die verschiedenen Anwendungen müssen so zusammenspielen, dass der Fahrer seine Arbeit erledigen kann, ohne ständig zwischen unterschiedlichen Informationswegen vermitteln zu müssen.

Der zusätzliche Aufwand entsteht zwischen den Anwendungen

Ein Unternehmen kann für jeden einzelnen Arbeitsschritt eine passende digitale Lösung einsetzen und trotzdem einen unnötig komplizierten Gesamtablauf haben.

Das fällt häufig erst auf, wenn Informationen weitergegeben werden müssen.

Angenommen, ein Fahrer erhält seinen nächsten Auftrag über die Disposition. Während der Durchführung wird eine Änderung telefonisch abgestimmt. Den Abschluss dokumentiert er anschließend in einer mobilen Anwendung.

Wenn diese Informationen später nicht im selben Auftragsstand zusammenlaufen, muss jemand den Vorgang nachträglich vervollständigen.

Vielleicht ruft die Disposition noch einmal an. Ein Kollege fragt nach dem aktuellen Bearbeitungsstand oder die Verwaltung wartet auf einen Nachweis, der eigentlich längst erfasst wurde.

Für den Fahrer ist das besonders ärgerlich.

Er hat die Information bereits übermittelt und soll nun erklären, wo sie zu finden ist.

Genau solche zusätzlichen Abstimmungen sollten digitale Anwendungen eigentlich vermeiden.

Eine Information braucht einen eindeutigen Platz

Im Fuhrpark lohnt sich deshalb eine klare Festlegung, welches System für welchen Vorgang maßgeblich ist.

Ein Auftrag kann in der Dispositionssoftware angelegt werden. Der Fahrer erhält die notwendigen Informationen über seine mobile Anwendung und meldet dort den Bearbeitungsstand zurück.

Entscheidend ist, dass die Rückmeldung anschließend an der richtigen Stelle verfügbar wird.

Dabei müssen nicht zwangsläufig sämtliche Informationen in derselben Anwendung gespeichert werden.

Unterschiedliche Programme können weiterhin ihre eigenen Aufgaben erfüllen. Wichtig ist, dass klar bleibt, wo der verbindliche Informationsstand liegt.

Gerade bei kurzfristigen Änderungen macht das einen Unterschied.

Wird ein Auftrag telefonisch angepasst, sollte anschließend nachvollziehbar sein, welche Vereinbarung tatsächlich gilt. Andernfalls arbeiten Fahrer und Disposition möglicherweise mit unterschiedlichen Informationen.

Das lässt sich auch ohne vollständigen Austausch der bisherigen Software verbessern.

Oft beginnt die Veränderung bereits damit, die vorhandenen Abläufe eindeutig festzulegen.

Warum Fahrer Informationen manchmal doppelt erfassen

Eine häufige Schwachstelle entsteht dort, wo Anwendungen nicht miteinander verbunden sind.

Der Fahrer bestätigt einen Vorgang in seiner App. Die Zentrale übernimmt dieselbe Information später manuell in ein anderes System.

Bei einzelnen Vorgängen wirkt das überschaubar.

Wiederholt sich diese Arbeit jedoch über viele Fahrzeuge und tägliche Aufträge, entsteht zusätzlicher Verwaltungsaufwand.

Dabei können auch unterschiedliche Bearbeitungsstände entstehen.

Während der Fahrer seinen Auftrag bereits abgeschlossen hat, wird er in einer anderen Anwendung möglicherweise noch als offen geführt.

Deshalb sollte bei jedem digitalen Ablauf geprüft werden, ob Informationen tatsächlich mehrfach eingegeben werden müssen.

Technische Schnittstellen können helfen, entsprechende Daten zwischen unterschiedlichen Systemen zu übertragen.

Webfleet bietet beispielsweise mit WEBFLEET.connect eine Schnittstelle zur Anbindung anderer Unternehmensanwendungen. Darüber lassen sich unter anderem Auftragsinformationen und entsprechende Statusmeldungen zwischen unterstützten Systemen austauschen.

Ob eine solche Verbindung im konkreten Fuhrpark möglich ist, hängt von den verwendeten Anwendungen und ihren verfügbaren Schnittstellen ab.

Der Gedanke dahinter ist aber einfach.

Eine Information, die bereits zuverlässig erfasst wurde, sollte möglichst nicht erneut von Hand übertragen werden müssen.

Eine einzige App ist nicht automatisch die beste Lösung

Bei vielen unterschiedlichen Anwendungen liegt der Gedanke nahe, einfach alles durch ein einziges Programm zu ersetzen.

Das kann sinnvoll sein, wenn eine passende Lösung die benötigten Arbeitsabläufe tatsächlich abdeckt.

In anderen Betrieben funktioniert eine Kombination spezialisierter Anwendungen besser.

Ein Transport- und Logistikunternehmen hat möglicherweise andere Anforderungen als ein Handwerksbetrieb mit Servicefahrzeugen. Auch innerhalb eines Unternehmens können sich die Aufgaben der Fahrer deutlich unterscheiden.

Deshalb bringt es wenig, allein die Anzahl installierter Apps zu reduzieren.

Ein Systemwechsel kann sogar neue Schwierigkeiten verursachen, wenn dadurch Funktionen verloren gehen, die für bestimmte Einsätze wichtig sind.

Sinnvoller ist zunächst eine Bestandsaufnahme.

Welche Anwendungen werden regelmäßig gebraucht? Wo überschneiden sich ihre Aufgaben und welche Informationen müssen zwischen ihnen übertragen werden?

Erst danach lässt sich beurteilen, ob eine Zusammenlegung, eine technische Verbindung oder eine bessere Organisation der bestehenden Lösungen die passende Entscheidung ist.

Der Fahrer sollte den Ablauf kennen, nicht die gesamte Softwarelandschaft

Für die tägliche Arbeit ist entscheidend, wie einfach sich ein Vorgang erledigen lässt.

Ein Mitarbeiter, der einen neuen Transporter übernimmt, sollte wissen, wo die dafür benötigten Informationen zu finden sind.

Dasselbe gilt für Änderungen während der Tour.

Muss der Fahrer erst überlegen, ob eine Rückmeldung per Nachricht, Telefon oder über eine bestimmte Anwendung erfolgen soll, fehlt dem digitalen Ablauf eine klare Orientierung.

Besonders deutlich wird das bei neuen Mitarbeitern oder wechselnden Einsatzbereichen.

Erfahrene Fahrer kennen häufig die Besonderheiten der eingesetzten Programme. Sie wissen, welche Informationen automatisch übernommen werden und wo gelegentlich noch eine zusätzliche Rückmeldung notwendig ist.

Neue Kollegen müssen sich dieses Wissen erst aneignen.

Deshalb lohnt es sich, die wichtigsten digitalen Abläufe aus Sicht des Fahrers zu betrachten.

Was sieht der Mitarbeiter tatsächlich auf seinem Gerät und welche Schritte muss er durchführen, bis ein Vorgang abgeschlossen ist?

Eine verständliche Einführung sollte genau dort ansetzen.

Auch die Zentrale muss ihren Teil verändern

Es reicht nicht, dem Fahrer eine neue App zu geben und anschließend denselben bisherigen Verwaltungsprozess beizubehalten.

Wenn Informationen digital erfasst werden, sollte auch intern geklärt sein, wie damit gearbeitet wird.

Vielleicht wurde ein früher regelmäßig verschickter Bericht inzwischen durch eine direkte Rückmeldung ersetzt.

Dann stellt sich die Frage, ob der alte Bericht überhaupt noch benötigt wird.

Ähnliches gilt für telefonische Rückfragen.

Wenn ein Auftragsstatus zuverlässig digital übertragen wird, sollte die Disposition ihn auch dort abrufen können. Muss sie trotzdem jedes Mal beim Fahrer nachfragen, ist der Ablauf noch nicht vollständig auf die neue Arbeitsweise abgestimmt.

Genau deshalb sollte Digitalisierung immer den gesamten Vorgang berücksichtigen.

Der Aufwand lässt sich sonst leicht vom Büro ins Fahrzeug verschieben oder umgekehrt.

Was passiert, wenn die Verbindung fehlt?

Im mobilen Einsatz funktioniert nicht immer alles unter idealen Bedingungen.

Ein Smartphone kann beschädigt sein oder die Internetverbindung fällt vorübergehend aus. Vielleicht lässt sich ein Mitarbeiter nicht anmelden, während ein Auftrag bereits läuft.

Gerade dann zeigt sich, wie belastbar die digitale Organisation ist.

Der Fuhrpark sollte deshalb wissen, welche Informationen auch ohne unmittelbare Verbindung verfügbar sein müssen und wie wichtige Rückmeldungen notfalls auf einem anderen Weg erfolgen können.

Ob eine Anwendung Daten offline speichern und später übertragen kann, muss für die konkret eingesetzte Lösung geprüft werden.

Eine solche Funktion darf nicht einfach vorausgesetzt werden.

Hilfreich ist deshalb ein klarer Ersatzablauf, der bei technischen Problemen verwendet werden kann.

Damit bleibt der Betrieb handlungsfähig, ohne dass jeder Fahrer selbst entscheiden muss, wie er fehlende digitale Funktionen überbrückt.

Die Einführung neuer Anwendungen sollte beim tatsächlichen Arbeitsablauf beginnen

Neue Software wird häufig anhand ihrer Funktionen ausgewählt.

Das ist nachvollziehbar. Schließlich muss eine Anwendung die gewünschten Aufgaben grundsätzlich erfüllen können.

Im Fuhrpark sollte aber auch geprüft werden, wie sich die Software in den bestehenden Arbeitsalltag einfügt.

Wenn ein Fahrer regelmäßig mehrere Anwendungen öffnen muss, um einen einzigen Auftrag abzuschließen, lohnt sich ein genauer Blick.

Vielleicht lassen sich einzelne Schritte zusammenführen. Möglicherweise werden Informationen bereits an anderer Stelle erfasst oder eine vorhandene Schnittstelle könnte einen manuellen Zwischenschritt ersetzen.

Auch die Erfahrungen der Fahrer sind dabei wichtig.

Sie kennen die Stellen, an denen Abläufe im tatsächlichen Einsatz umständlich werden. Manche Schwierigkeiten fallen bei einer Vorführung im Büro kaum auf, weil dort niemand unter denselben Bedingungen arbeitet wie unterwegs.

Deshalb sollte eine neue Anwendung möglichst anhand eines vollständigen betrieblichen Vorgangs getestet werden.

Erst dabei wird sichtbar, ob sie den Ablauf tatsächlich vereinfacht.

Woran erkennst Du, dass die digitale Organisation funktioniert?

Die Zahl installierter Apps ist dafür kein besonders guter Maßstab.

Viel interessanter ist, wie zuverlässig Informationen im Betrieb ankommen.

Wenn eine Rückmeldung erfasst wurde, sollte der zuständige Mitarbeiter sie ohne zusätzliche Suche finden können.

Ein abgeschlossener Auftrag sollte in den dafür vorgesehenen Systemen entsprechend nachvollziehbar sein. Werden Informationen korrigiert, muss klar bleiben, welcher Stand aktuell gilt.

Auch wiederkehrende Rückfragen können Hinweise liefern.

Müssen Fahrer häufig dieselben Angaben erneut übermitteln? Verbringen Mitarbeiter in der Zentrale viel Zeit damit, Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen zusammenzutragen?

Solche Beobachtungen helfen dabei, die tatsächlichen Schwachstellen zu erkennen.

Dabei muss nicht sofort die gesamte Softwarelandschaft verändert werden.

Manchmal reicht bereits eine klare Zuständigkeit oder ein besser abgestimmter Ablauf zwischen zwei vorhandenen Anwendungen.

Gute Digitalisierung fällt im Alltag kaum noch auf

Eine digitale Anwendung erfüllt ihren Zweck, wenn sie dem Fahrer die notwendige Arbeit erleichtert und gleichzeitig die Informationen bereitstellt, die der Fuhrpark braucht.

Dafür müssen die verwendeten Systeme verständlich organisiert sein.

Mit zunehmender Zahl digitaler Werkzeuge wird diese Abstimmung immer wichtiger. Gerade in gewachsenen Fuhrparks treffen häufig Anwendungen aufeinander, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten für verschiedene Aufgaben eingeführt wurden.

comuniverse beschäftigt sich genau mit solchen organisatorischen Herausforderungen im Fuhrparkalltag und unterstützt dabei, fahrzeugbezogene Informationen und betriebliche Abläufe nachvollziehbar zusammenzuführen.

Denn zusätzliche Software kann durchaus sinnvoll sein.

Schwierig wird es erst, wenn der Fahrer mehr Zeit damit verbringt, Informationen zwischen Anwendungen weiterzugeben, als die eigentliche Aufgabe erfordert.

Eine gute digitale Organisation erkennt man deshalb auch daran, dass eine erledigte Arbeit im Fuhrpark tatsächlich als erledigt ankommt.